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[업무집중도 향상] 업무집중도를 높이기 위한 방안 3가지 본문

Business/경영전략 및 혁신

[업무집중도 향상] 업무집중도를 높이기 위한 방안 3가지

K.SJ 2012. 12. 14. 12:52

 

여기, 괜찮은 기사가 하나 있어 올려본다.

 

월스트리트 저널의 2012년 12월 11일자 기사이며,

 

원 제목은 "Workplace Distractions: Here's Why You Won't Finish This Article"이다.

http://online.wsj.com/article/SB10001424127887324339204578173252223022388.html?mod=WSJ_hpp_MIDDLENexttoWhatsNewsThird

 

영어가 부담스러우시다면 " 직원들 다그치면 절대 안 되는 이유"라는 한글번역판이 있으니 참고하시길.

http://kr.wsj.com/posts/2012/12/12/%EC%A7%81%EC%9B%90%EB%93%A4-%EB%8B%A4%EA%B7%B8%EC%B9%98%EB%A9%B4-%EC%A0%88%EB%8C%80-%EC%95%88-%EB%90%98%EB%8A%94-%EC%9D%B4%EC%9C%A0/

 

(요약)

1. 직원들에게 주어진 업무환경은 공간과 도구, 관계 3가지 측면에서 접근 할 수 있으며,

    적절한 조절을 통해 업무집중도를 높일 방법을 찾아야 한다.

2. 공간의 경우, 업의 특성에 따라 오픈형과 제한형 사무실을 겸용하여 사용하고, 협업보다

    개인이 가진 능력에 의존해야하는 업의 경우, 회의 및 업무계획 공유 등 소통측면을 보완한다.

3. 디지털 기기를 통한 소통시, 상황에 따라 선택하되 필요에 따라 우선순위에 따른 소통도구를

   설정하여소통도구 선택에 대한 불필요 요소를 줄이고, 조직 내에서는 도구사용에 따른 

   업무우선순위를 판단하게 한다.

4. 개인에게 업무시간 중 생각 및 개선사항을 도출할 수 있는 시간을 주어

    개인의 능력 향상 및 아이디어를 통한 조직내 생산성 향상을 할 수 있는 자원을 마련한다.

 

회사에서의 화두는 직원들의 업무 집중도 향상을 통한 생산성 및 효율성 향상인데,

요즘 회사에서 직원들이 업무 집중도를 높힐 수 있게 하는데는 너무 주어진 범위가 넓다.

 

 

<업무집중도를 저해하는 요인>

 

1) 업무환경(공간) - 사방이 확 트인 사무실 인테리어

    - 장점 : 직원들의 협업을 이끌어 낼 수 있고, 자유로운 업무 분위기 형성

    - 단점 : 직원들의 끊임없는 대화, 통화소리에 집중력이 분산될 수 있다.

2) 업무진행도구 :  디지털 기기의 발달

    - 장점 : 생산성 대폭 향상

    - 단점 : 정보 접촉면이 많다보니, 그에 대한 집중력이 저하된다.

3) 일반적인 근로자들은 간접 업무 증가 및 개인적 만족도 향상에 노출되어 있다.

    - 간접(연관성있는)업무 : 많은 회의 + 쌓여가는 많은 메일

    - 개인만족도 : SNS(소셜 네트워크 서비스) 접속 및 지인들과 교류 욕구 증가

 

"직원들은 자신이 집중해야할 업무에 집중하지 못하고,

  실제 업무를 아침 일찍 또는 밤 늦게 처리해야하는 우선순위가 뒤바뀐 업무처리를 하게 된다."

 

"업무방해 요인들로 업무속도 향상 및 업무정확도가 무조건적으로 떨어지는 것이 아니다.

 대신 직원들의 스트레스는 증가했다."

 

(참고)

집중력이 흐트러지면 다시 일하는 데 걸리는 시간? 23분

"사무직 근로자들은 3분마다 업무를 방해받거나, 스스로 중단한다.

        집중력이 흐트러지면, 다시 일하는데 23분이 소요된다."

 (기사 中 내용, '집중력을 분산시키는 디지털 기기' 

  글로리아 마크 캘리포니아주립대학교(어바인) 정보과학과 교수)

 

 

 

 

<업무집중도 향상을 위한 방법?>

 

  "위의 3가지 사항의 부정적 기능을 최대한 줄이고, 장점을 살릴 수 있도록 한다."

  "핵심에 집중해야한다. 업무의 핵심이 무엇인지 생각해야한다."

  "업무의 가장 중요한 요소는 일을 하는 사람이다."

 

1) 업무환경(공간) : 특성에 따라 탄력적으로 운영하며, 제한사항의 경우 소통부분을 보완해야 한다.

   - 회사 및 업의 특성상 공유사항이 많은 부서 및 업무관련 경우 : 확 트인 사무실 인테리어를 사용

   - 협업보다 개인의 능력이 더 필요한 업무 : 확 트인 공간을 지양, 개인적인 몰입도를 높일 수 있는 업무환경 조성

      (※ 팀내 업무에 대한 교류? 업무 추진 일정 주기적 업데이트 및 정례화되어 있는 회의 및 티타임 활용하여 보완)

 

2) 업무도구 : 필요에 따라 제한하되, 무조건적인 단절은 지양한다.

   - 업무와 휴식의 적절한 균형을 유지할 수 있게 한다.

(참고) 인터넷검색 등 업무 중 머리를 식히는 활동

- 그로 인해 창의력도 증대될 수 있으며

- 업무의 단조로움에서 벗어 날 수 있고, 인적 네트워크를 통하여 정보공유 및 새로운 지식을 습득가능

 

(기사의 사례)

      ▶ 사내 이메일을 제한한 회사

      ▶ 한번에 처리할 프로젝트를 줄이는 회사

      ▶ 메세지의 중요도 복잡도에 따라 커뮤니케이션 도구를 선택하여 정해준 회사

          : '애보트 레보러토리스'의료기기 전문업체 계열사 '애보트 배스큘러'

          (커뮤니케이션도구를 선택하게 옵션으로 준것이 아니다. 정해줬다.)

          · 사용된 커뮤니케이션 도구 : 휴대전화, 사무실 전화, 이메일

          · 매우 긴급, 복잡한 이슈 : 전화 또는 직접 대면 소통 

            시간적 여유있는 문제 : 이메일(단, 고객사, 타팀에서 온 이메일 - 실시간으로 반응한다.)

 

"사용하는 커뮤니케이션 도구의 룰이 정해져 있고, 소통에 대한 직원들의 동의와 일체화된 행동이 수반되면

 (소통 도구의) 선택에 들어가는 시간절약 및 의식적으로 업무에 대한 가중치를 판단 할 수 있게 된다."

 

      ▶ 팀회의 시간에 디지털 기기를 들고 오지 못하게 한다. : 제한된 시간에 업무효율성 방법 중 하나로 생각된다.

 

 3) 집중력(몰입도) 향상에 대한 조직적인 대응

    - 하루 또는 일주일 단위로 몇시간(조직마다 다르다.)을 업무시간중에 할애하여

      공식적으로 생각할 수 있는 시간(Think Time)을 할애한다.

 

 

2 Comments
  • 프로필사진 SJ_YOUN 2012.12.14 13:36 첫 방문 기념으로 위 내용과 맞는 (인테리어를 통한 생산성 향상 측면에서) 유명한 곳 소개합니다
    http://photo.chosun.com/site/data/html_dir/2012/12/14/2012121400489.html?multimedia
  • 프로필사진 K.SJ 2012.12.14 13:46 신고 첫방문 감사합니다. ^ㅡ^
    (기사에 나와있는 레고회사의 사무실도 참 이쁘네요.)
    확실히 레고나 IT, 특히 게임쪽은 더더욱 창의력에 대한 기업의 중요도가 높은 걸로 판단이 됩니다.
    덧붙여 환경이 사람에게 영향을 미치는 측면에서 볼 때,
    창의성에 대한 측면 이외에도 위의 기사에서 볼수 있는 사무실 환경에서 일하는 직원들은
    직장을 직장이라는 개념보다는 '놀이' 혹은 '즐거움'의 연장선으로
    인식 할 수 있다는 생각이 드네요.

    앞으로도 조직은
    조직원들이 '업무'와 '일'을 그 자체로서 수행하여 결과물을 만들게
    하는 것보다
    좀 더 즐겁고 긍정적으로 '직장'과 '업무'를 인식하고 결과물을 만들어내려고 하는 노력이 더 강하게 필요할 것 같습니다.
    그리고 긍정적인 인식 속에 나온 결과물이 그렇지 않은 결과물보다 더 좋고 뛰어날 거라는 생각도 듭니다.
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